der acta – Personaldienstleistungen GmbH

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze,
insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist:

acta – Personaldienstleistungen GmbH
Karl-Liebknecht-Straße 26
07749 Jena

Geschäftsführer:
André Trost

Kontakt:
Telefon: 03641 – 63 90 24 7
Telefax: 03641 – 63 90 24 9
E-Mail: info@acta-personal.de

Registereintrag/Eintragung im Handelsregister:
Registergericht: Amtsgericht Jena
Registernummer: HRB 506556

1. Datenschutzbeauftragter
Zu allen mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung Ihrer Rechte gemäß der DSGVO
im Zusammenhang stehenden Fragen, können Sie Herrn André Trost zu Rate ziehen, den Sie unter
03641 6390247 / info@acta-personal.de erreichen.

2. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Bei Bewerber/innen verarbeiten wir die personenbezogenen Daten zum Zweck eines Beschäftigungsverhältnisses. Ihre Bewerberdaten werden ausschließlich zur Entscheidungsfindung für ein Beschäftigungsverhältnisses genutzt.
Rechtsgrundlage ist dabei § 26 Abs. 1 i.V.m Abs. 8 S. 2 BDSG.

Weiterhin können wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, soweit dies von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1, Buchstabe f DSGVO,
beispielsweise bei einer Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Sobald es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG
Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Bei Firmenkunden verarbeiten wir die Adress-, Identifikations- und Vertragsinhaltsdaten sowie Absatzzahlen.
Dazu gehören auch personenbezogene Daten, wie Namen, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefon-/Faxnummer, Geburtsdatum, USt.-ID, GLN. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der eindeutigen Identifizierung Ihres Unternehmens sowie der Vorbereitung, Durchführung, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen. Des Weiteren zur Bewertung von Bonität und Sicherheiten sowie für die Kundenbetreuung, Erstellung von Abrechnungen/Gutschriften, Durchsetzung von Forderungen, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Datensicherheit. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 b) und c) DSGVO.

3. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?
Bei Bewerber/innen verarbeiten wir Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Namen, Anschrift und Kontaktdaten) oder Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung sowie Angaben zur beruflichen Weiterbildung sein. Oder auch weitere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.

Im Übrigen können wir berufsbezogene Informationen verarbeiten, die von Ihnen auf berufliche Social Media Netzwerke veröffentlicht wurden. Beispielsweise ein Profil bei Xing.

4. Aus welchen Quellen stammen Ihre Daten, wenn wir sie nicht bei Ihnen erheben?
Soweit wir die Bewerberdaten nicht direkt bei ihnen erheben und Sie über ein aktives Profil bei einer Stellenbörse verfügen sowie sich direkt über ein Stellenprotal bei uns Bewerben, oder uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein inaktives oder nur teilweise aktives Profil offenlegen, können wir personenbezogene Daten auch darüber erheben.

Soweit Sie Ihre Kundendaten übe eine öfentliche Stellenbörse oder über andere Portale veröffentlichen, werden Ihre Daten (Kontaktdaten) ausschließlich für eine Akquirierung erhoben.

5. Mit uns verbundene Unternehmen
Wir können Ihre personenbezogenen Bewerberdaten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Ziff. 2 dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Im Übrigen werden personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. Die mit uns verbundenen Unternehmen verpflichten wir dabei zur Einhaltung des Datenschutzes.

Wir verarbeiten insbesondere Bewerbungen von Bewerbern aus der Bundesagentur für Arbeit, sodass in unserem Auftrag auch die Bundesagentur für Arbeit, die Sie unter https://jobboerse.arbeitsagentur.de finden, Empfänger sein kann.

Kundendaten werden nicht an mit uns verbundene Unternehmen Übermittelt, da sie nicht dem unter Ziff. 2 dargelete Zwecke dienen. Ihre Daten unterliegen höchster Diskretion und Sicherheit.

6. Ist die Übermittlung in ein Drittland beabsichtigt?
Eine Übermittlung Ihrer Bewerberdaten und Kundendaten in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

7. Dienstleistungen für den Kunden
Im Rahmen der Kundenbetreuung und der Erbringungen von Leistungen teilen wir, soweit erforderlich, die erforderlichen Daten Ihres Unternehmens (Namen, Anschrift, Telefon-/Faxnummer, E-Mail-Adresse) Dritten mit, die wir zur Erbringung der Leistungen einsetzen (Leiharbeitnehmer). Dies erfolgt zum Zweck der Erbringung der vereinbarten Leistung bzw. zu deren schnellerer und leichterer Durchführung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Bewerberdaten solange, bis es zu einer Entscheidungsfindung im Bewerbungsverfahren gekommen ist. Wenn kein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns zustande kommt, können wir Ihre Daten noch bis zu zwei Monate nach Bekanntgabe einer Absage speichern, aufgrund der möglichen Rechtsansprüche die durch das Bewerbungsverfahren geltend gemacht werden können. Eine Löschung erfolgt in der Regel nach dieser zweimonatigen Frist, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist. Mit Ihrer Einwilligung können wir Ihnen eine längere Speicherung Ihrer Daten anbieten, um nach einer Absage Ihrer Bewerbung ein geeignetes Stellenangebot für Sie zu finden.
Dadurch können weitere berufliche Chancen in Aussicht gestellt werden.

Die Kundendaten speichern wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung und bis zum Ablauf der Verjährungsfristen etwaiger daraus resultierender Ansprüche und gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

9. Welche Rechte haben Sie?
Als Bewerber und Kunde haben Sie folgende Rechte die Sie wahrnehmen können.
Unser Datenschutzbeauftragter ist in dieser Hinsicht Ihr Ansprechpartner:

a. Auskunft
Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre Daten zu verlangen sowie den Zugang zu diesen und/oder Kopien zu erhalten. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie,
falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer, ein.

b. Berichtigung oder Ergänzung
Sie haben das Recht, eine unverzügliche Berichtigung falscher Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, eine Ergänzung Ihrer Daten durchführen zu lassen.

c. Widerspruchsrecht
Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen. Eine Verarbeitung Ihrer Daten findet daraufhin nicht mehr satt, es sei denn,
wir können zwingende Gründe nachweisen, die eine weitere Verarbeitung erforderlich machen.

d. Widerrufsrecht
Wenn die Verarbeitung eines bestimmten Datensatzes auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht,
die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dato erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Hierzu stehen wir oder unser Datenschutzbeauftragter jederzeit zur Verfügung.

e. Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, eine Löschung Ihrer Daten unverzüglich zu verlangen.
Des Weiteren sind wir verpflichtet Ihre Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Ihre Daten sind für die Zwecke, für die sie gespeichert oder auf sonstige Weise verarbeitet werden, nicht mehr notwendig.
• Sie haben Ihr Widerspruchsrecht geltend gemacht und wir können keine zwingenden Gründe nachweisen, die eine weitere Verarbeitung erforderlich machen.
• Ihre Daten werden unrechtmäßig verarbeitet.
• wenn eine gesetzliche Bestimmung die Löschung Ihrer Daten vorsieht, bzw. bestimmte Teile Ihrer Daten.

Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist:

• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung aus dem Unionsrecht oder Bundesrecht, die eine Verarbeitung Ihrer Daten vorsieht.
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

f. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, eine eingeschränkte Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen,
wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

• wenn die Richtigkeit Ihrer Daten Ihrerseits bestritten wird. Die Einschränkung gilt für die Dauer, bis eine korrigierende Überprüfung Ihrer Daten durchgeführt wurde.
• wenn eine Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung Ihrer Daten ablehnen und stattdessen eine eingeschränkte Nutzung Ihrer Daten verlangen.
• wenn wir Ihre Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.
• wenn Sie Widerspruch zur Verarbeitung Ihrer Daten eingelegt haben und noch nicht überprüft wurden ist, ob zwingende Gründe für eine weitere Verarbeitung gegeben sind.

Wurde die Verarbeitung gemäß des Buchstaben f eingeschränkt, so dürfen Ihre Daten, von ihrer Speicherung abgesehen,
nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden.

g. Beschwerderecht
Sie haben unbeachtet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde, bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt. Ihre zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundesland Ihres Wohnsitzes / Kundensitzes, Ihrer Arbeit oder der mutmaßlichen Verletzung. Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

10. Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten
Die Bereitstellung Ihrer Bewerberdaten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben.
Sie sind nicht verpflichtet die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung Ihrer Daten für einen Arbeitsvertrag erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen,
können wir kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingehen.

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Bei Bewerbungen findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, das heißt, die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht auf einer automatisierten Verarbeitung.

12. Erfassung allgemeiner Informationen beim Besuch unserer Website (Cookies)
Wenn Sie auf unsere Website zugreifen, werden automatisch mittels eines Cookies Informationen allgemeiner Natur erfasst.
Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers und ähnliches. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Informationen, welche keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.

Diese Informationen sind technisch notwendig, um von Ihnen angeforderte Inhalte von Webseiten korrekt auszuliefern und fallen bei Nutzung des Internets zwingend an. Sie werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der Website.
• Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer Website.
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität.
• Zu weiteren administrativen Zwecken.

Wir verwenden Ihre Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.

13. Cookies
Sogenannte „Cookies“ sind kleine Textdateien die zur Zwischenspeicherung von Informationen auf Ihrem Rechner dienen.
Bei Bedarf sendet unser Server Ihrem Browser diese Textdateien. Die Cookies werden genutzt um Statusinformationen zu speichern. Die Daten bleiben dabei auf Ihrem Browser, Sie können die Cookies jederzeit in Ihrem Browser löschen. Verwenden Sie die Hilfefunktionen Ihres Internetbrowsers, um zu erfahren, wie Sie diese Einstellungen ändern können. Die Cookies werden nur für technische Informationen während Ihres Besuches genutzt. Anhand der in Cookies enthaltenen Informationen kann man Ihnen die Navigation erleichtern und die korrekte Anzeige unserer Webseiten ermöglichen. Beachten Sie, dass einzelne Funktionen unserer Website möglicherweise nicht funktionieren, wenn Sie die Verwendung von Cookies deaktiviert haben.

14. Kontaktformulare / Onlinebewerbungen
Soweit Sie eines unserer Kontaktformulare / Onlinebewerbungen oder eine der angegebenen E-Mail-Adressen nutzen,
erhalten wir von Ihnen naturgemäß personenbezogene Daten, z.B. Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse.
Diese Daten nutzen wir, um Ihre Anfrage zu beantworten bzw. Ihre Onlinebewerbung zu bearbeiten.
Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich für die in Ziff. 2 dargelegten Zwecke.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist ART. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist die zusätzluiche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

15. Verwendung von Google Maps
Unsere Webseite verwendet Google Maps API, um geographische Informationen visuell darzustellen. Bei der Nutzung von Google Maps werden von Google auch Daten über die Nutzung der Kartenfunktionen durch Besucher erhoben, verarbeitet und genutzt.
Nähere Informationen über die Datenverarbeitung durch Google können Sie den Google-Datenschutzhinweisen entnehmen.
Dort können Sie im Datenschutzcenter auch Ihre persönlichen Datenschutz-Einstellungen verändern.

16. Eingebettete YouTube Videos
Auf unserer Webseite betten wir Youtube-Videos ein. Betreiber der entsprechenden Plugins ist die YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA. Wenn Sie eine Seite mit dem YouTube-Plugin besuchen, wird eine Verbindung zu Servern von Youtube hergestellt. Dabei wird Youtube mitgeteilt, welche Seiten Sie besuchen. Wenn Sie in Ihrem Youtube-Account eingeloggt sind,
kann Youtube Ihr Surfverhalten Ihnen persönlich zuzuordnen. Dies verhindern Sie, indem Sie sich vorher aus Ihrem Youtube-Account ausloggen.

Wird ein Youtube-Video gestartet, setzt der Anbieter Cookies ein, die Hinweise über das Nutzerverhalten sammeln.
Wer das Speichern von Cookies für das Google-Ad-Programm deaktiviert hat, wird auch beim Anschauen von Youtube-Videos mit keinen solchen Cookies rechnen müssen. Youtube legt aber auch in anderen Cookies nicht-personenbezogene Nutzungsinformationen ab. Möchten Sie dies verhindern, so müssen Sie das Speichern von Cookies im Browser blockieren.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei „Youtube“ finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/

17. Social-Media-Plugin
Wir setzen derzeit ein Social-Media-Plugin von Xing ein. Über dies Plugins können Daten, auch personenbezogene Daten,
an die Dienstanbieter gesendet und gegebenenfalls von diesen genutzt werden. Den Anbieter des plugins erkennen Sie über die makierung auf dem kasten über seinen Anfangsbuchstaben oder das Logo.

Wir selbst erfassen keine personenbezogenen Daten mittels der Plugins oder über deren Nutzung. Wenn Sie das plugin anklicken, können Daten an den Dienstanbieter übertragen und dort gespeichert werden.

Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer erarbeitung durch den Plugin-Anbieter erhalten Sie in den im Folgenden mitgeteilten Datenschutzerklärungen dieser Anbieter. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre.
Adressen der jeweiligen Plugin-Anbieter und URL mit deren Datenschutzhinweisen:

• Xing AG, Gänsemarkt 43, 20354 Hamburg, DE: http://www.xing.com/privacy

18. Änderung unserer Datenschutzbestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services.
Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.